時間を有効に活用するには、次に上げる４つのステップを経る必要があります。

・自分自身の時間の使い方を把握する
・業務内容をグループ分けする
・分類された業務に優先順位付けを行う
・優先項目から処理をしていく

まず、自分自身の時間の消費パターンを把握しましょう。大きな会議が何時間あったということはわかっているのですが、そのための準備や調整、移動にどれだけの時間が消耗されているかについて、事実を理解している人は少ないものです。分からないことは管理できません。しかし、分かろうとしないで、管理ばかりしたがる経営者が多いのです。まず、足元を見つめることからはじめましょう。

次に、自分が時間を消耗している内容をグルーピングして分類します。あまりにも細かな状態では、検証にあたって重要なポイントが見えてこないためです。

次に、分類された項目ごとに優先順位を設定します。では、どのような業務は優先順位が高いと考えられるのでしょうか。一般的な時間管理手法では、重要性と緊急性の２軸によって優先順位を判断します。最も優先順位が高いのは、緊急かつ重要度が高いもの、逆に優先順位が低いものは、重要度が低く緊急でもないものです。

ここまではどのような人でも行っている作業分類です。日頃から多くの業務をこなさなければならない経営者の方々は、頭の中で無意識にでもこのような優先順位付けを行っています。しかし、それで終わってしまうからいつまでたっても時間が増えないのです。最後の詰めとして、業務に忙殺される仕事の方法を改善する方法を考えなければいけません。先に挙げた例であれば、先手を打って突発業務を減らす、といった工夫です。

優先順位という観点では、緊急かつ重要性が高い業務は最も先に処理しなければいけません。しかし、仕事の安定性という面ではどうでしょうか。重要なものが緊急事態でいくつも発生したのでは、落ち着いて経営戦略を検討することもできません。優先順位は高いのですが、望ましくないという警告領域に業務が入ってしまっているのです。要するに、重要度が高い案件が緊急事態になるまえに処理されるようなしくみを徐々に構築する必要があるわけです。また、重要度が低い業務が多くを占めるというのも、ムダに時間を消耗している証拠です。そのような業務が発生しないように対策が必要です。